Organigramme d’entreprise : prise de vue, gestion, conseils.

Organigramme d’entreprise : prise de vue, gestion, conseils.

En tant que responsable des ressources humaines, gérant d’entreprise, chef d’entreprise ou responsable de communication, vous êtes sans aucun doute conscient de l’importance de l’image professionnelle de votre organisation. C’est là que l’organigramme d’entreprise en entreprise entre en jeu.

Dans cet article sur la photographie corporate, nous allons explorer en profondeur ce qu’est un organigramme, comment le créer efficacement, et pourquoi il revêt une importance cruciale pour votre entreprise.

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Qu’est-ce qu’un organigramme?

Un organigramme est une présentation visuelle de membres d’une équipe ou d’un groupe, généralement sous la forme de photographies individuelles, accompagnées du nom et de la fonction de chaque personne, et des liens de subordinations représentés de manière graphique. En somme, c’est un trombinoscope annoté. L’objectif principal d’un organigramme est de permettre aux individus de mettre des visages sur les noms et de mieux connaitre les membres de l’équipe. Cela favorise la transparence, renforce les liens professionnels et contribue à l’humanisation d’une entreprise ou d’une organisation.

Les organigrammes sont couramment utilisés dans les milieux professionnels, en particulier dans les entreprises, les institutions académiques, et les organisations gouvernementales. Ils peuvent être affichés sur le site web de l’entreprise, dans les rapports annuels, les présentations internes, ou même dans des brochures marketing pour mettre en avant l’équipe derrière un produit ou un service.

En résumé, un organigramme est un outil visuel qui présente les membres d’une équipe ou d’une organisation avec des photographies individuelles et des informations de base, dans le but de favoriser la reconnaissance, la confiance et l’engagement.

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Utilisations secondaires du trombinoscope

Outre les utilisations principales, les trombinoscopes en entreprise peuvent avoir des utilisations marginales qui peuvent être créatives et utiles dans des contextes spécifiques. Voici quelques-unes de ces utilisations moins courantes :

  1. Événements d’Entreprise : Lors d’évènements d’entreprise tels que des séminaires, des conférences ou des réunions importantes, afficher un organigramme peut aider les participants à identifier facilement les personnes clés ou les conférenciers.
  2. Accueil des Nouveaux Employés : Intégrer un organigramme dans le processus d’intégration des nouveaux employés peut aider ces derniers à se familiariser rapidement avec leurs collègues et à faciliter l’intégration dans l’équipe.
  3. Répertoires Internes : Les organigrammes peuvent être utilisés pour créer des répertoires internes, facilitant la recherche des contacts au sein de l’entreprise. Cela peut être particulièrement utile dans les grandes organisations.
  4. Annuaire en Ligne : Au lieu d’un simple annuaire textuel, un annuaire en ligne avec des photos et des profils d'employés peut rendre la recherche de contacts plus conviviale et personnelle.
  5. Présentations Client : Lors de présentations à des clients, en particulier dans les industries axées sur les services professionnels, montrer un organigramme de l’équipe qui travaillera sur le projet peut renforcer la confiance et la transparence.
  6. Reconnaissance des Employés : Utiliser un organigramme pour mettre en avant les employés du mois ou les réussites individuelles peut être un moyen de reconnaitre et de célébrer les réalisations de l’équipe.
  7. Recrutement : Intégrer un organigramme dans la section carrière de votre site web peut montrer aux candidats potentiels l’environnement de travail et les visages derrière l’entreprise, ce qui peut les aider à prendre leur décision.
  8. Sondages et Enquêtes : Dans le cadre de sondages ou d’enquêtes internes, un organigramme peut être utilisé pour identifier l’équipe ou le département auxquels appartient chaque employé, ce qui peut être utile pour analyser les réponses par groupe.
  9. Événements Sociaux : Lors d’évènements sociaux d’entreprise, comme les fêtes de fin d’année ou les anniversaires d’entreprise, afficher un organigramme peut aider les employés à interagir et à socialiser plus facilement.
  10. Projets Collaboratifs : Pour les projets interdépartementaux ou interéquipes, avoir un organigramme peut aider les membres à mieux se connaitre et à faciliter la communication et la collaboration.

Ces utilisations marginales montrent la polyvalence de l’organigramme en entreprise. Il peut être adapté de différentes manières pour répondre aux besoins spécifiques de l’organisation et améliorer la communication, la transparence et les relations au sein de l’équipe.

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Comment créer un organigramme d’entreprise?

La création d’un organigramme d’entreprise efficace nécessite une planification minutieuse et une exécution professionnelle. Voici un guide étape par étape avec des conseils pour réaliser un organigramme d’entreprise de qualité :

Étape 1 : Planification

Définissez l’Objectif : avant de commencer, déterminez pourquoi vous créez l’organigramme. Est-ce pour renforcer la confiance, améliorer la transparence ou faciliter la communication ?
Identifiez le Public Cible : connaitre votre public vous aidera à choisir le ton, le style et le contenu appropriés pour votre organigramme.
Budget et Ressources : Établissez un budget pour la création de l’organigramme, y compris les couts de photographie, de conception graphique et d’impression le cas échéant. Prévoyez également du temps et des ressources humaines pour la séance photo.

Étape 2 : Organisation de la Séance Photo

Engagez un Photographe Professionnel : Travailler avec un photographe d’entreprise expérimenté corporate est essentiel pour obtenir des résultats professionnels. Et nous sommes là pour ça !
Planifiez la Séance : fixez une date, un lieu et un horaire pratiques pour la séance photo. Veillez à ce que tous les membres de l’équipe soient disponibles.
Créez un Environnement Confortable : pendant la séance photo, créez une atmosphère détendue et encourageante pour que les membres de l’équipe se sentent à l’aise. Cela se reflètera dans les photos.

Étape 3 : Séance Photo

Choisissez un photographe qui se rend dans vos locaux avec un studio professionnel mobile, comme celui de Rétines, et qui vient avec un écran de validation à la volée. Ainsi tout le monde est satisfait et ne pourra pas se plaindre qu’il y a une surprise avec sa photographie.
Composition et Style : Assurez-vous que les photos sont bien composées et reflètent le style professionnel de votre entreprise. Évitez les arrière-plans distrayants.

Étape 4 : Post-Production

Retouchez les Photos : la retouche légère est souvent nécessaire pour corriger la luminosité, la couleur et éventuellement supprimer les imperfections mineures. Assurez-vous que les retouches sont naturelles et subtiles.
Sélectionnez les Meilleures Photos : choisissez avec soin les meilleures photos de chaque membre de l’équipe pour créer un organigramme cohérent.

Étape 5 : Conception de l’Organigramme

Mise en Page Professionnelle : créez une mise en page propre et professionnelle pour l’organigramme. Assurez-vous que chaque photo est accompagnée du nom, de la fonction et éventuellement d’une brève biographie.
Choisissez le Format : décidez si l’organigramme sera imprimé ou numérique. Les formats numériques sont souvent plus flexibles et économiques.

Étape 6 : Distribution et Utilisation

Diffusion Interne et Externe : partagez l’organigramme avec les membres de l’équipe, les clients, les partenaires et tout autre public pertinent.
Intégrez-le dans Vos Communications : utilisez l’organigramme dans vos supports de communication, site web, présentations, et autres documents où une représentation visuelle de l’équipe est pertinente.

Étape 7 : Maintenance

Mises à Jour Régulières : mettez à jour l’organigramme pour refléter les changements au sein de l’équipe, notamment les nouvelles embauches, les départs, ou les promotions.
Sollicitez les Retours : demandez à votre public ce qu’il pense de l’organigramme et s’il y a des améliorations à apporter.

En suivant ces étapes et en utilisant ces conseils, vous serez en mesure de créer un organigramme d’entreprise qui renforcera l’image de votre organisation et facilitera la connexion avec votre public cible.

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Comment gérer les photographies d’un organigramme?

La gestion des photographies d’un organigramme en entreprise est essentielle pour garantir leur sécurité, leur accessibilité et leur mise à jour régulière. Voici un guide sur la manière de gérer efficacement les photographies d’un organigramme :

1. Stockage Sécurisé

Sauvegarde des Originaux : Conservez les fichiers originaux de chaque photographie dans un lieu sûr, idéalement sur un serveur d’entreprise ou un espace de stockage en nuage sécurisé. Cela garantit que vous avez toujours une copie de haute qualité en cas de besoin.

Gestion des Accès : Restreignez l’accès aux photographies en veillant à ce que seules les personnes autorisées puissent les consulter ou les modifier. Définissez des autorisations d’accès appropriées pour éviter toute utilisation non autorisée.

2. Indexation et Organisation

Créez une Base de Données : établissez une base de données ou un fichier Excel pour organiser les photographies. Incluez des informations telles que le nom, la fonction, la date de la dernière mise à jour, etc.

Utilisez des Dossiers Nominaux : organisez les fichiers dans des dossiers nommés après chaque membre de l’équipe. Cela facilite la recherche et la gestion individuelle.

3. Mises à Jour Régulières

Calendrier de Mise à Jour : établissez un calendrier de mise à jour régulière de l’organigramme. Cela peut être trimestriel, semestriel ou annuel, en fonction de la fréquence des changements au sein de l’entreprise.

Processus de Mise à Jour : identifiez une personne ou une équipe responsable de la mise à jour de l’organigramme. Assurez-vous que chaque membre de l’équipe soumette rapidement ses nouvelles photos ou les modifications nécessaires.

4. Utilisation et Partage

Intégration dans les Communications : utilisez les photographies de l’organigramme dans les communications internes et externes, sur le site web de l’entreprise, dans les rapports, les présentations, etc.

Partage Sécurisé : si vous partagez l’organigramme en ligne, utilisez des plateformes sécurisées qui nécessitent une authentification pour y accéder.

5. Confidentialité et Consentement

Respect de la Vie Privée : assurez-vous d’obtenir le consentement de chaque employé avant de publier sa photographie dans l’organigramme. Respectez les lois sur la protection de la vie privée et de la donnée personnelle en vigueur dans votre région.

6. Formation et Sensibilisation

Sensibilisez le Personnel : formez les employés à l’importance de la gestion des photographies del’ organigramme et aux protocoles de sécurité associés.

Procédures de Gestion : établissez des procédures claires pour la soumission et la mise à jour des photographies, et assurez-vous que tous les employés connaissent ces procédures.

7. Conservation des Anciennes Photographies

Archivage : pour les photographies des anciens employés, envisagez de les archiver de manière sécurisée au lieu de les supprimer définitivement.

En suivant ces directives de gestion, vous pouvez maintenir un organigramme d’entreprise efficace et à jour tout en préservant la sécurité des photographies et la confidentialité des employés.

Conclusion

En conclusion, la gestion des photographies d’un organigramme en entreprise est un processus crucial pour maintenir une image professionnelle et transparente de votre organisation. En suivant les bonnes pratiques de stockage sécurisé, d’organisation, de mise à jour régulière et de respect de la vie privée, vous pouvez créer et maintenir un organigramme efficace.
Ce dernier renforce la confiance, facilite la communication, et humanise votre entreprise en permettant à votre public de mettre des visages sur les noms. En fin de compte, une gestion appropriée des photographies de l’organigramme contribue à renforcer la marque employeur de votre entreprise et à faciliter les relations avec vos employés, clients et partenaires.
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