Comment Organiser un Évènement d’Entreprise?
En quête d’évènements d’entreprise parfaits ou du séminaire mémorable, vous êtes au bon endroit. Chez Rétines, nous comprenons l’importance cruciale d’un évènement d’entreprise bien orchestré, non seulement en matière d’expérience, mais aussi en tant que puissant outil de communication.
Dans cet article, nous allons explorer en détail comment chaque étape de la planification de votre évènement peut contribuer à renforcer votre message et à améliorer votre visibilité. De plus, nous discuterons de la collaboration essentielle avec nos équipes de photographes pour garantir que chaque moment précieux soit capturé, que ce soit par des portraits professionnels, un reportage d’entreprise ou d’autres formes de photographie évènementielle.
Qu’est-ce qu’un évènement d’entreprise?
C’est une réunion ou une rencontre organisée par une entreprise dans le but de réunir ses collaborateurs, partenaires, clients ou d’autres parties prenantes pour atteindre des objectifs spécifiques. Voici une définition plus détaillée de chacun de ces termes :
- Évènements d’entreprise : c’est une occasion spéciale organisée par une entreprise pour diverses raisons, telles que :
- Le renforcement de la cohésion d’équipe
- La célébration de réussites, le lancement de produits ou services
- L’engagement des clients
- Séminaire incentive
- La formation, la promotion de la culture d’entreprise
- Simplement pour divertir et motiver les employés
- Séminaires : c’est une forme spécifique d’évènement d’entreprise axé sur la formation, l’apprentissage, et l’échange de connaissances. Les séminaires sont généralement plus structurés et éducatifs que d’autres types d’évènements. Ils sont souvent utilisés pour former les employés, partager des informations stratégiques, présenter de nouvelles idées ou technologies, ou pour discuter de sujets spécifiques liés à l’entreprise. Les séminaires peuvent varier en taille, allant de petits groupes de travail à de grandes conférences.
Les évènements d’entreprise peuvent prendre différentes formes, comme des réunions, des conférences, des ateliers, des fêtes, soirée d’entreprise, des voyages incentive, des salons professionnels, des soirées de gala, etc.
En résumé, les évènements d’entreprise et les séminaires sont des initiatives essentielles pour les entreprises, qu’ils servent à des fins de célébration, de renforcement de la communication, de formation ou de développement professionnels. Ils sont conçus pour créer des expériences mémorables et atteindre des objectifs stratégiques spécifiques au sein de l’entreprise.
Les étapes clés d’un évènement d’entreprise maitrisé
Prise de brief
La première étape cruciale consiste à étudier en profondeur votre brief. Outre les détails logistiques, assurez-vous que votre brief inclut des éléments clés liés à votre communication :
- Quels sont les messages que vous souhaitez transmettre à vos collaborateurs ou clients?
- Quelle est l’histoire que vous voulez raconter?
Le chemin vers une communication réussie débute ici. En outre, c’est à ce moment que vous devriez commencer à réfléchir aux moments forts de l’évènement qui méritent d’être immortalisés par notre équipe de photographes.
Nous avons rédigé un article sur les éléments d’un brief corporate : ici.
Sélectionnez des partenaires qui renforcent votre image
Lorsque vous choisissez vos prestataires, pensez à ceux qui contribueront à renforcer votre message de communication. Que ce soit le lieu de l’évènement, le traiteur, les animateurs, ou d’autres fournisseurs, assurez-vous qu’ils partagent votre vision. Communiquez clairement avec eux sur les éléments de votre évènement qui nécessitent une couverture photographique, que ce soit des portraits professionnels de vos équipes, un reportage d’entreprise pour mettre en valeur votre culture.
voici une liste des principales catégories de prestataires pour vous donner une idée :
• Lieu et Hébergement
• Restauration
• Audiovisuel
• Transport
• Communication
• Divertissement
• Photographie (nous!)
• Gestionnaire d’Évènement
• Sécurité Décoration
• Conférenciers et Formateurs
• Gestion des Inscriptions
• Gestion des Contenus
Et c’est sans compter le service de traducteurs!
Préparez votre pitch pour une communication convaincante
Lors de la présentation de votre projet aux décideurs, faites en sorte que votre pitch intègre les éléments clés de votre message de communication. Utilisez des supports professionnels pour visualiser votre vision.
Définissez les moments forts
Le roadbook de votre évènement est le guide ultime de sa planification. Que ce soit les discours importants, les sessions de team-building, les interactions entre collègues, ou tout autre moment significatif, planfiez à l’avance pour que notre équipe de photographes soit présente pour immortaliser ces instants.
Synchronisez les prestataires
Lors de la coordination avec les prestataires, n’oubliez pas de discuter de la photographie. Assurez-vous que les traiteurs, les animateurs, et d’autres acteurs sachent ce que les autres font.
Planifiez
Intégrez la photographie dans votre rétroplanning. Déterminez quand des portraits professionnels seront pris, quand le reportage d’entreprise sera effectué. Assurez-vous que ces moments correspondent à votre stratégie de communication.
Communiquez l’importance des moments au photographe
Lorsque vous briefez vos équipes, soulignez l’importance de la photographie dans votre communication. Assurez-vous que chaque membre de votre équipe comprenne les moments clés à montrer aux photographes événementiel. Une communication claire garantit que chaque instant précieux est immortalisé.
Utilisez les photos pour renforcer votre communication
Enfin, après l’évènement, utilisez les photos corporate pour renforcer votre communication. Partagez les moments forts sur vos canaux de communication internes et externes. Montrez à votre public que votre évènement était mémorable, engageant et aligné sur votre message.
Conclusion :
La planification d’évènements d’entreprise réussie est bien plus que la logistique ; c’est une opportunité précieuse de communication. Grâce à une planification minutieuse et une collaboration étroite avec notre équipe de photographes, chaque moment de votre évènement peut devenir une pièce maitresse de votre communication.
Alors, à vous de jouer : planifiez, coordonnez, et faites briller votre entreprise à travers des évènements d’entreprise inoubliables ! Et surtout, contactez-nous !
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